Umowa z Wykonawcą w branży IT

Podwykonawcy, czyli dodatkowe osoby w projekcie

W umowach często możesz natknąć się na postanowienia dotyczące podwykonawców. Zwróć uwagę, czy umowa przewiduje możliwość zlecenia wykonywania określonych prac podwykonawcom.

Jeśli tak, to w pierwszej kolejności odpowiedz sobie na pytanie, czy chcesz, aby prace nad projektem wykonywał także osoby trzecie zaangażowane przez Wykonawcę. Jeżeli akceptujesz taką możliwość zadbaj o to, aby mieć nad tym kontrolę.

W Twoim interesie jako Zamawiającego jest posiadanie wiedzy oraz kontroli nad podmiotami zaangażowanymi w realizację projektu. Zadbaj, aby w umowie znalazło się postanowienie uzależniające możliwość korzystania z usług podwykonawców od Twojej zgody. Chodzi przecież o zapewnienie odpowiednich standardów w zakresie ewentualnych podwykonawców.

Dodatkowo pamiętaj, aby zobowiązać Wykonawcę do zawarcia z podwykonawcami stosownych umów dotyczących przeniesienia praw autorskich. Prawa autorskie nie przechodzą automatycznie a dla ich nabycia przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Braki w tym aspekcie mogą w przyszłość generować problemy w zakresie legalnego korzystania z utworów.

Prawa autorskie

Jedna z najbardziej kluczowych kwestii w umowach. W większości przypadków Zamawiającym zależy na nabyciu praw autorskich do zamawianego dzieła. Jeżeli też jesteś w tej grupie pamiętaj, to aby zapisy dotyczące praw autorskich były maksymalnie precyzyjne.

Poniżej krótka check lista i absolutny must have w przypadku przeniesienia praw autorskich:

1. pola eksploatacji utworu – wyraźnie określ w umowie, na jakich przenoszone zostają prawa autorskie;
2. moment przeniesienia praw autorskich – zwróć uwagę, w którym momencie stajesz się „właścicielem” danego utworu. Czy następuje to już w momencie utrwalenia utworu, jego odbioru a może zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia?
3. prawa zależne, zadbaj o uzyskanie stosowanego zezwolenia na wykonywanie zależnych praw autorskich do utworów;
4. własności do nośników, na których utrwalono poszczególne utwory;
5. wykorzystanie oprogramowań open source – zweryfikuj, czy umowa przewiduje możliwość korzystania przez Wykonawcę z rozwiązań open source, a jeśli tak to na jakich zasadach;
6. zadbaj o zapisy dotyczące przekazania kodów źródłowych do oprogramowania
7. autorskie prawa osobiste – zadbaj o to, aby w umowie znalazły się postanowienia dotyczące zobowiązania Wykonawcy niewykonywania względem Zamawiającego autorskich praw osobistych
8. wynagrodzenie - uregulowanie kwestii związanych z wynagrodzeniem za przeniesienie praw autorskich.

Poufność, czyli chroń swoje know - how

Ochrona informacji poufnych i know – how przedsiębiorstwa to nie tylko Twoje prawo, ale także obowiązek. Dlatego jasno zdefiniuj w umowie co rozumiesz pod pojęciem informacji poufnych. Określ czas trwania obowiązku zachowania poufnością a także zabezpiecz ewentualne naruszenie poufności karami umownymi.

Pamiętaj także, aby zobowiązać Wykonawcę do zawarcia z podwykonawcami stosownych umów o zachowaniu poufności. Określ również zasady dotyczące wszelkich dokumentów, materiałów oraz dostępów uzyskanych przez Wykonawcę w związku z realizacją niniejszej umowy po zakończeniu współpracy.

Procedura odbioru, czyli kiedy, gdzie i jak

Procedura odbioru dzieła to kolejna istotna kwestia dla Zamawiającego. Zadbaj o to, aby umowa zawierała szczegółowy sposób odbioru dzieła, procedurę przeprowadzania testów oraz zasady dotyczące usuwania ewentualnych błędów. Jeżeli odbiór będzie następował częściami pamiętaj o stworzeniu harmonogramu prac. Nie zapominaj o tym, że w czasie prac mogą pojawić się także opóźnienia związane z terminowym wykonaniem umowy. Zabezpiecz swoje interesy także na takie sytuacje.

Odpowiedzialność, czyli przezorny zawsze zabezpieczony

Wzajemne oczekiwania względem współpracy czasem mogą zderzyć się rzeczywistością. Dlatego tak istotne w umowa są zapisy dotyczące odpowiedzialności stron na wypadek, gdyby coś poszło nie tak jak zakładaliśmy.

Jeżeli jesteś po stronie Zamawiającego zwróć szczególną uwagę na postanowienia dotyczące odpowiedzialności Wykonawcy za szkody w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Sprawdź, czy odpowiedzialność za szkody została ograniczona, a jeśli tak to w jaki sposób. Zbyt daleko idące ograniczenie odpowiedzialności Wykonawcy może w przyszłość generować liczne problemy dla Twojej firmy.

Podsumowanie

Pamiętaj, że każda umowa jest inna, nie ma więc jednego idealnego wzoru na jej odpowiednie skonstruowanie. Umowa każdorazowo powinna być ona dopasowana do Twoich potrzeb i celów biznesowych.

W dzisiejszym wpisie poruszyliśmy jedynie klika aspektów, na które naszym zadaniem warto zwrócić uwagę analizując umowy. Wierzymy, że odpowiednio przygotowana umowa będzie Twoim sojusznikiem a nie wrogiem. Dlatego zabezpiecz swoje interesy już na początku całego procesu. Zamiast tworzyć ewentualne wątpliwości wyeliminuj je na wstępnie. Dobra umowa to fundament udanej współpracy i szansa na rozwój Twojej firmy!