Umowa o zachowaniu poufności (NDA) bez tajemnic
Co musisz wiedzieć o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w mediach?
11 września 2020
Praca zdalna pracowników. O czym warto pamiętać aby uniknąć naruszeń RODO?
21 października 2020Umowa o zachowaniu poufności często nazywana NDA z angielskiego Non-Disclosure Agreement lub CDA czyli Confidential Disclosure Agreement.
J est to umowa zawierana co najmniej przez dwie strony, często jest zobowiązaniem wzajemnym, dotyczy zastrzeżenia rozpowszechniania poufnych informacji, materiałów bądź wiedzy. Nie zalicza się do umów nazwanych, co oznacza, że jej treści nie normują żadne odrębne przepisy. Często jest towarzyszem innych umów na przykład umowy IT. To ogólna definicja, teraz zobaczmy co się za nią kryje, odpowiadając na pytania.
Między jakimi podmiotami umowa jest zawierana oraz w jakich sytuacjach?
Zalecamy zabezpieczać się nią zawsze wtedy, gdy dochodzi do przekazania drugiej stronie poufnych informacji. Najczęściej ta sytuacja ma miejsce w przypadku relacji między przedsiębiorcą a:
● personelem,
● osobami współpracujący na zasadzie B2B,
● dostawcami, klientami oraz podwykonawcami,
● usługodawcami outsourcingowymi takimi jak IT, księgowość,
● potencjalnym inwestorem (przed due diligence).
Jaka jest funkcja umowy NDA?
NDA jest instrumentem służącym ochronie informacji poufnych przed ich ujawnieniem.
Odpowiada na pytanie jakich danych nie możemy rozpowszechniać w związku ze stroną z którą łączy nas umowa. Dzięki niej strony mają również świadomość konsekwencji. Najczęściej informacja poufna niesie za sobą określoną wartość gospodarczą więc brak jej zabezpieczenia powoduje ryzyko straty dla przedsiębiorstwa, tudzież jednostki. Dzięki zachowaniu tej konstrukcji prawnej, o wiele łatwiej jest chociażby walczyć o odszkodowanie w ewentualnym procesie.
Zaznaczamy tu również, że w przypadku złamania tajemnicy przedsiębiorstwa, prawo przewiduje odpowiedzialność karną, zaś umowa o zachowanie poufności stanowi w takiej sprawie dowód.
Ostatnim aspektem jest jej nieoceniona rola przy przetwarzaniu informacji zgodnie z RODO.
W jaki sposób umowa o zachowanie poufności zabezpiecza nasze informacje?
W umowie mamy określone sankcje materialnie za niewykonanie bądź wadliwe wykonanie jej postanowień. Zabezpiecza to ewentualne straty z powodu ich wycieku. Niemniej jednak, musimy założyć, że wpływ z sankcji której wysokość określona będzie w umowie nie zawsze w pełni będzie w stanie zadośćuczynić naszym stratom dlatego oprócz określonych kar możemy zastosować zapis wskazujący w takim przypadku na dochodzenie wyższego odszkodowania przewyższającego karę umowną.
Jakie elementy zawiera w sobie umowa NDA?
Oprócz formalnych, koniecznych do jej funkcjonowania zapisów warto zwrócić uwagę na:
● określenie definicji informacji poufnych aby strony miały pełną jasność,
● wskazanie ich zakresu oraz sposobu oznaczania,
● to w jakich okolicznościach mogą być wykorzystywane,
● kary umowne,
● czas obowiązywania poufności.
● informacje o minimalnych działaniach jakie strona powinna powziąć by poufność została utrzymana,
● klauzulę RODO oraz klauzulę poufności
RODO a umowa o zachowanie poufności?
Umowa o zachowanie poufności wchodzi niejako w ramy artykułu 5 Rozporządzenia RODO o obowiązku zachowania poufności. Umowa NDA może być istotnym narzędziem do spełnienia obowiązku wynikające z RODO, gdyż nie tylko może chronić informacje poufne ale także dane osobowe.
Jak napisać dobrą umowę NDA dla inwestora będąc start-upem?
Jeżeli start-up zyskał zainteresowanie inwestora, następnym krokiem dla poczucia bezpieczeństwa i komfortu przy dalszych negocjacjach staje się podpisanie umowy NDA. Potencjalny inwestor otrzyma poufne informacje od start-up’u ale start-up nie będzie zagrożony. W myśl swobody zawierania umów, nie ma konkretnych wymogów co do konstrukcji NDA. Ostateczne brzmienie postanowień takiej umowy należy jedynie do stron, jednakże nie może ono być sprzeczne z naturą stosunku prawnego, zasadami współżycia społeczne i oczywiście z samym prawem. Kwestia samej treści jest plastyczna, gdyż zależy od branży, określonego start-upu czy samej idei. Obowiązkowo start-up NDA powinna określić swoją definicję informacji poufnej to jest katalog danych objętych ochroną. Zakres tych danych jest bardzo szeroki i zależy jedynie od tego, które informacje są ważne z punktu widzenia start-upu tak aby otrzymały swoją ochronę. Koniecznością jest również ustalenie czasu trwania obowiązku zachowania poufności oraz odpowiedź na pytanie: “Do jakiego celu mają zostać wykorzystane ?” Niemniej ważne są kary umowne czyli konsekwencje naruszenia zakazu ujawnienia informacji poufnych. Zabezpieczają one interesy start-upu tworząc materialną odpowiedzialność po stronie inwestora. Nawet jeżeli nie zostanie ona konkretnie określona w NDA, start- up może dochodzić swoich praw na zasadach ogólnych. Umowa o zachowanie poufności dla start-up’u jest kluczowa dla bezpieczeństwa i szans powodzenia dlatego warto skorzystać z usług profesjonalistów przy jej konstrukcji.
