parallax background

Sztuka kontraktowania – czyli umowa B2B z podmiotem zagranicznym

Data Leaking – czy informatyczny “wyciek danych”
21 lipca 2021
 

Jesteś programistą prowadzącym działalność gospodarczą w Polsce, który rozważa podjęcie współpracy z firmą zagraniczną? Zastanawiasz się na co zwrócić uwagę decydując się na taką współpracę? I wreszcie co powinno znaleźć się w umowie B2B z podmiotem zagranicznym?

Jeżeli na którekolwiek z powyższych pytań odpowiedziałeś/aś twierdząco, oznacza to, że ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!

Zanim przejdziemy jednak do konkretów pamiętaj, że zawieranie umów to znacznie więcej niż pobieżne zapoznanie się z jej treścią i podpisanie. Sztuka dobrego kontraktowania zaczyna się już znacznie wcześniej!

Złota zasada kontraktowania brzmi - check - negotiate – sign czyli CNS!

CHECK – poznaj swojego partnera biznesowego

J ak mówi stare polskie porzekadło: lepiej zapobiegać niż leczyć! Dlatego też zanim zdecydujesz się na współpracę z jakkolwiek firmą (polską firmą czy zagraniczną) warto dowiedzieć się coś na jej temat. Rozeznanie na temat potencjalnego partnera biznesowego pozwoli nam na ocenę jego wiarygodności, wypłacalności, pozycji na rynku, doświadczenia czy sposobu działania w branży. Niewielki nakład czasu i wysiłku może bowiem uchronić Cię przed zwarciem umowy z nieuczciwym lub niewypłacalnym przedsiębiorcą.

 
 
 
 

Gdzie szukać informacji?

1. Rejestry przedsiębiorców- istotą rejestrów przedsiębiorców jest gromadzenie i przechowywanie informacji na temat konkretnych podmiotów gospodarczych. Informacje w nich zawarte pozwolą Ci na identyfikację danej firmy. W rejestrach znajdziesz między innymi takie informacje jak:
a) nazwa firmy;
b) status prawny, czyli forma prawna w jakiej prowadzona jest działalność np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
c) adres i siedziba;
d) wysokość kapitału zakładowego;
e) data wpisu podmiotu do rejestru;
f) organy;
g) osoby uprawnione do prezentacji
- oraz wiele innych w zależności od konkretnego państwa.

Blaski i cienie rejestrów

BLASKI: Rejestry przedsiębiorców dostępne są niemalże w każdym kraju.

Linki do rejestrów przedsiębiorców prowadzonych przez państwa członkowie UE oraz podstawowe informacje o każdym z nich zajdziesz na oficjalnej stornie internetowej Unii Europejskiej.

CIENIE: Pamiętaj, że same rejestry przedsiębiorców to jeszcze nie wszystko. W znacznej większości przypadków dane, które tam znajdziesz zamieszczane są na wniosek przedsiębiorcy, istnieje więc ryzyko, że nie zawsze będą one aktualne.

2. Wyszukiwarka internetowa – obecnie Internet to prowadziła skarbnica informacji. Dlatego też warto poszukać informacji o danej firmie na różnego rodzaju portalach, stronach czy forach internetowych. Czasem najprostsze rozwiązania są lepsze.

NEGOTIATE – dobra komunikacja to podstawa

Jeżeli nie znalazłeś/aś żadnych niepokojących Cię informacji na temat danego przedsiębiorcy to najwyższy czas przejść do drugiej drugiego etapu, czyli negocjacji.

Negocjacje w praktyce mogą przybrać następujące formy:
1. wspólna kreacja umowy na podstawie dokonanych ustaleń;
2. przedstawienie przez jedną ze storn wzoru umowy będącego bazą do negocjacji poszczególnych warunków i postanowień umownych (w praktyce znacznie częstsza sytuacja).
Pamiętaj! To, że druga storna przedstawia ci swój wzór umowy nie oznacza, że nie możesz negocjować jej warunków!

Wzory umów o czym warto pamiętać

O tym, że umowy należy przeczytać chyba nikomu nie trzeba przypominać. Niemniej jednak, umowę można czytać albo przeczytać. Na czym polega różnica?
Można czytać umowę i jednocześnie myśleć o tym co będą jadł/a na obiad albo gdzie wybiorę się ze znajomymi w weekend, czyli w teorii czytamy, ale nie skupiamy się szczególnie nad jej treścią. Drugą opcją jest czytanie umowy ze zrozumieniem oraz analizą poszczególnych jej postanowień.
Pamiętaj, że w przypadku, gdy wzór umowy przygotowany jest przez jedną ze stron to prawdopodobnie będzie on skupiał się ochronie interesów tej strony, która go przygotowała. Właśnie dlatego w takich sytuacjach odpowiednia i wnikliwa analiza umowy jest konieczna.

Treść umowy B2B

Każda umowa - niezależnie od tego czy zawierana z podmiotem zagranicznym czy nie, powinna w jasny sposób określać podstawowe elementy takie jak:

1. przedmiot umowy;
2. termin realizacji;
3. wynagrodzenie.

- mówiąc najprościej z umowy musi wynikać „kto”, „co” i „za, ile”? Dodatkowo powinna ona zawierać również postanowienia regulujące takie kwestie jak: obowiązki każdej ze stron, odpowiedzialność, zabezpieczenia umowne, terminy i sposób płatności, ponoszenie ew. kosztów związanych z transakcjami, postępowanie w sytuacji pogorszenia się sytuacji jeden ze stron etc.

Pamiętaj! Zawieranie umowy z podmiotem zagranicznym ma to do siebie, że każda ze stron egzystuje się w innych reżimach prawnych! W związku z istotne jest, aby podczas konstruowania umowy zwrócić uwagę, aby była ona napisana w sposób maksymalnie precyzyjny.
WSKAZÓWKA PRAKTYCZNA! Dobrym rozwiązanym jest stworzenie słownika pojęć oraz zamieszczenia go na początku umowy. Takie rozwiązanie pozwali na uniknięcie rozbieżności w rozumieniu poszczególnego pojęcia, które na gruncie różnych reżimów prawnych może być rozumiane w nieco inny sposób.

Jaki język umowy wybrać?

Wybór języka, w którym sporządzona zostanie umowa zależeć będzie w dużej mierze od zdolności językowych stron umowy. W praktyce umowy zawierane przez dwóch przedsiębiorców zagranicznych sporządzane są w jednym z tzn. języków międzynarodowych (angielski czy hiszpański, francuski). Jest to dobre rozwiązanie, pod warunkiem, że obie strony umowy biegle posługują się wybranym językiem i bez przeszkód będą mogły zrozumieć jej treść.
Co jednak w sytuacji, gdy nie jedna ze stron nie włada się na tyle danym językiem obcym, aby zrozumieć treść umowy? Przykładowo, jeżeli jesteś polskim przedsiębiorcą, który zawiera umowę z czeskim przedsiębiorcom i nie chcecie sporządzić umowy w języku angielskim, bez przeszkód możecie sporządzić umowę w dwóch w wersjach językowych tj. polskiej i czeskiej.
Pamiętaj jednak, że wybierając takie rozwiązanie konieczne jest wskazanie, która z wersji językowych umowy będzie rozstrzygająca, w przypadku zaistnienia ewentualnych rozbieżności tłumaczenia poszczególnych postanowień.

 
 

Dwa reżimy prawne i jedna umowa, czyli które prawo będzie właściwe

Jeżeli polski przedsiębiorca zawiera umowę z przedsiębiorcą niemieckim to podstawowe pytanie jakie się nasuwa brzmi: prawo, które państwa będzie właściwe dla danej umowy? Polskie czy niemieckie?
Teraz czas na ulubioną odpowiedź prawników. TO ZALEŻY! Jeżeli treści umowy znajduje się postanowienie poddające daną umowę pod regulacje prawa polskiego to zastosowanie znajdą polskie przepisy.
Natomiast jeżeli umowa w ogóle nie będzie określała, które prawo dla danej umowy będzie właściwe zastosowanie znajdą dwa rozporządzenia unijne:

1. Rzym I, dla stosunków prawnych wynikających z umów;
2. Rzym II, dla stosunków prawnych wynikających ze stosunków pozaumownych.
- na podstawie, których ustalane będzie prawo właściwe.

Sąd właściwy dla rozstrzygania sporów

Analizując treść umowy warto zwróć szczególną uwagę na postanowienie dotyczące jurysdykcji sadowej. Innymi słowy sprawdź jaki sąd będzie właściwy dla rozstrzygania ewentualnych sporów! Wybór sądu chociażby ze względów ekonomicznych ma ogromne znaczenie. Jeżeli zawierasz umowę z przedsiębiorcą niemieckim i w umowie znajdzie się postanowienie, że sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd niemiecki to już na wstępie narażasz się na ewentualne spore koszty procesu w innym państwie.

WSKAZÓWKA PRAKTYCZNA! Dobrym rozwiązaniem jest zamieszczenie w umowie klauzuli arbitrażowej, czyli wskazanie sądu polubownego, który będzie właściwy dla rozstrzygnięcia ewentualnego sporu.
Zaletą sądów arbitrażowych jest przede wszystkim czas rozwiązywania sporów oraz koszty z nim związane. Dodatkowo sądy arbitrażowe w Polsce są tańsze niż sądy arbitrażowe na zachodzie co może stanowić mocny argument przemawiający za wskazaniem w klauzuli arbitrażowej polskiego sądu arbitrażowego.

Czas to pieniądz, czyli na co warto zwrócić uwagę przy wynagrodzeniu

Kluczową kwestia jaką należy określić jest oczywiście waluta w jakiej będziemy się rozliczać z naszym partnerem biznesowym. Oczywiście zalecany jest wybór waluty, której pozycja jest w miarę stabilna co uchroni nas przed potencjalnym narażeniem się na straty. Poza samym wyborem waluty ważny jest również sposób jej przeliczania.

Umowy pisze się na czas wojny, czyli zabezpiecz swoje interesy

Pamiętaj, że umowa ma być twoim przyjacielem a nie wrogiem. Powinna być więc skonstruowana w taki sposób, aby odpowiednio chroniła i zabezpieczała Twoje interesy. W przypadku ewentualnego konfliktu to właśnie ona będzie Twoją tarczą ochronną.

Z jakimi klauzulami zabezpieczającymi możesz się spotkać w umowach?

1. Kary umowne - prawniczy klasyk gatunku. Kara umowna to nic innego jak pewnego rodzaju z góry określone odszkodowanie, zastrzeżone na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy;
2. Klauzule zobowiązujące do zachowania poufności- mają na celu ochronę informacji szczególnie istotnych punktu widzenia funkcjonowania danego przedsiębiorstwa oraz jego know-how. Bardzo często za złamanie postanowień dotyczących poufności przewiduje się właśnie kary umowne;
3. Klauzule dotyczące zakazu konkurencji - zakaz konkurencji najczęściej będzie dotyczył czynności, których nie wolno podejmować w czasie trwania umowy. Dodatkowo powinien on określać terytorium, na którym zakaz obowiązuje, czas trwania oraz czy ma on charakter odpłatny czy też nie.
4. Klauzula siły wyższej – zapis, który nabrał na ogromnym znaczeniu w okresie epidemii COVID-19, kiedy to wskutek pandemii wykonanie wielu kontraktów stało się z różnych względów zwyczajnie niemożliwe. Klauzula siły wyższej odnosi się właśnie do niemożności wykonania zobowiązania umownego w związku z wystąpieniem nadzwyczajnych zdarzeń o charakterze niezależnym od przedsiębiorców, którym nie będą w stanie się przeciwstawić;
5. Klauzula hardship – zapis ten pozwala na renegocjacje warunków umowy, w przypadku zaistnienia nieprzewidzianego zdarzenia w związku, z którym dalsza realizacja zobowiązań kontraktowych stanie się dla obu stron nieopłacalna;
6. Klauzula dobrowolnego poddania się egzekucji – postanowienie umowne zobowiązujące strony do złożenia przed notariuszem oświadczenia, zgodnie z którym w razie wykonania zobowiązania wynikającego zawartej umowy przedsiębiorcy decydują się na dobrowolne poddanie się przymusowej egzekucji z pominięciem postępowania sądowego.

SIGN, czyli ostatni etap zawierania umowy

Podpisanie przemyślanej umowy, chroniącej Twoje interesy to połowa drogi do sukcesu. Warto pamiętać, że pośpiech nigdy nie jest dobrym doradcą. Nie zapominaj jednak, że negocjacje to kluczowy element poprzedzający zawarcie umów.

Podsumowanie

Współczesna otwartość oraz łatwy dostęp do międzynarodowego rynku pracy bez wątpienia daje ogromne możliwości. Decydując się jednak na współprace z podmiotem zagranicznym warto podjeść do tego w sposób przemyślany i racjonalny. Mamy nadzieje, że lektura artykułu pomoże wam w przyszłości w świadomie stawić czoła wzywaniom związanym z zawieraniem umów B2B z podmiotem zagranicznym.

 
 

Chciałbyś przejść na IP BOX, ale nie wiesz jak się za to zabrać?


Napisz do nas
Dominika Steczko
Dominika Steczko
Aplikantka adwokacka. Z uwagi na silne powiązania z działalnością artystyczną już od najmłodszych lat, w centrum moich prawniczych zainteresowań znajduje się głównie prawo własności intelektualnej, w szczególności prawo autorskie. Prywatnie miłośniczka tańca oraz teatru